Concept verslag Algemene vergadering NOVEX dinsdag 18 april 2023 te Mariënwaerdt

Aanwezigen volgens presentielijst: 113 leden, zie bijlage.

  1. Opening en vaststelling van de agenda

De voorzitter van NOVEX de heer De Jong opent de vergadering en heet alle aanwezigen hartelijk welkom bij de Heerlijkheid van Mariënwaerdt op de 16e algemene vergadering van NOVEX. De voorzitter staat stil bij de verschillende persoonlijke ontwikkelingen die het bestuur heeft getroffen. De heer De Die en de heer Cankrien zijn in het afgelopen jaar getroffen door ziekte. Mevrouw Scheijde heeft haar broer verloren. En zo blijkt: bestuursleden zijn ook gewone mensen die worden getroffen door het leven.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

  1. Mededelingen/ingekomen stukken

Er is een ingekomen stuk van mw. De Rooij van Pas Notariaat.

Men loopt ertegen aan dat door het notariskantoor een levenstestament is opgemaakt door (meestal alleenstaande) cliënten, die de notaris als levensexecuteur hebben aangewezen. Na een aantal jaren komt er een maatschappelijk werker die zich over de cliënt bekommert en die een bewind en mentorschap aanvraagt. Het voelt beschamend naar de cliënt die de notaris destijds het vertrouwen heeft gegeven. Er wordt op deze wijze volledig voorbijgegaan aan het levenstestament. Vraag: hoe gaan anderen hiermee om?

De voorzitter stelt voor dat het bestuur gelijksoortige ervaringen bij andere leden ophaalt en dan kijkt hoe NOVEX hiermee kan omgaan.

 

  1. Uitreiking Vier(de) Ster!

Om een instantie, organisatie, bedrijf of persoon te kunnen onderscheiden op het gebied van executele, levensexecutele of vereffening heeft NOVEX een Vier(de) Ster! in 2015 in het leven geroepen. De eerste keer is de Vier(de) Ster! uitgereikt aan een van de oprichters van NOVEX Jan van Ewijk, in 2016 ontving de heer Bernard Schols de Vier(de) Ster! Het bestuur heeft gemeend dit jaar weer een Vier(de) Ster! uit te reiken en wel aan Petra Knoppers. Haar staat van dienst binnen NOVEX is indrukwekkend:

2015 tot en met 2021 bestuurslid-secretaris NOVEX.

2018-2021 NOVEX-SCE Klachtencommissie

2015 tot heden NOVEX Onderwijscommissie

2014 – 2018 NOVEX PR commissie (later omgedoopt tot marketingcommissie)

2018-2019 werkgroep Certificering vereffenaars die de certificering voor vereffenaars door SCE heeft gerealiseerd.

2015 tot heden verzorgt als docent het onderwijs over vereffening aan de NOVEX leergang Executele en Vereffening.

Sinds 2022 voorzitter van de commissie belangenbehartiging.

En daarnaast voor alle andere zaken die je doet voor het erfrecht.

Mevrouw Knoppers vult de staat van dienst nog aan de cabaretcommissie waar zij ook in heeft gezet. Zij dankt het bestuur, zij ervaart de Vier(de) Ster! als zeer eervol. NOVEX is een beetje haar kindje, zij maakt er echt tijd voor vrij in de agenda. Gelukkig is er nog genoeg werk aan de winkel en zij verheugt zich dan ook om met de nieuwe commissie weer mooie dingen te doen.

 

  1. Vaststelling en goedkeuring van het concept verslag van de Algemene Vergadering gehouden op 7 april 2022 (bijlage 1)

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag 2022 (opgenomen in bijlage 2)

De voorzitter geeft het woord aan de heer Stout.

Ledenaantal

In 2022 heeft NOVEX afscheid genomen van 12 leden omdat zij niet aan studiepuntenverplichting hebben voldaan.

Het aantal gecertificeerde leden is per 1 januari 2023 teruggezakt naar 64, in 2020 was dat nog 81. Er is een behoorlijke daling zichtbaar die al een paar jaar geleden is ingezet en doorzet.

Bij de verdeling van de beroepsmatige achtergrond van de leden van NOVEX geeft een relatief bestendig beeld. Het aandeel leden die werkzaam zijn in het notariaat daalt enigszins, de categorie overig stijgt.

 

Intervisie

In 2022 zijn er 21 regiogroepen, bijna 60% van de leden neemt deel aan intervisie. In 2022 zijn drie nieuwe groepen opgericht. De 21 regiogroepen zijn 61 keer bij elkaar geweest. Zelfs in maart 2023 is een nieuwe regiogroep Vereffening opgericht.

Positieve punten die worden gemeld door de coördinatoren van de regiogroepen: diversiteit (de kruisbestuiving), de lijnen zijn kort, wat verbinding tussen leden bevordert. Mix van online en offline bijeenkomsten, positief effect van Corona.

Momenten die tot nadenken stemmen: overlijden en ziekte, taakverdeling binnen de groep, het is fijn om de taken te verdelen en te laten rouleren.

 

Marketing

Er is steeds een stijgende lijn zichtbaar bij het bezoek aan de website. Het aantal sessies op de website is met 27% gestegen, NOVEX is beter vindbaar in Google, rechtstreeks bezoek op website stijgt met 25%. Advertenties zorgen voor grotere naamsbekendheid van NOVEX.

 

Bestuur en commissies

Er zijn veel mensen betrokken bij de vereniging.

 

Werkgroepen

Werkgroep actualisering protocol executeur heeft het geactualiseerde protocol executeur gepresenteerd op de Nieuwjaarsbijeenkomst 2022.

Werkgroep actualisering protocol vereffenaar: dit is onderhanden werk.

 

Cursusorganisatie

In 2022 heeft de cursusorganisatie van NOVEX de nasleep van Covid gemerkt. We hebben geleerd van online cursussen en hybride bijeenkomsten.

 

  1. Stand van zaken SCE

Door persoonlijke omstandigheden zijn er op dit moment geen bestuursleden van SCE aanwezig.

De voorzitter neemt het woord. Er vinden bij SCE bestuurswisselingen plaats, de plekken zijn nog niet allemaal ingevuld. Bij deze doet de voorzitter een oproep onder de leden: als u interesse hebt in een bestuursfunctie bij SCE, meld u dan.

Het bestuur van SCE heeft actief nagedacht over het nog te behandelen agendapunt over de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur.

 

  1. Financiën

a. Goedkeuring van de door het bestuur vastgestelde en aan de Algemene Vergadering voorgelegde NOVEX jaarrekening 2022 (opgenomen in bijlage 2)
De heer De Die is in juni 2022 ziek geworden, de heer Stout heeft de heer De Die als penningmeester opgevolgd.
De heer Stout licht toe dat hij een positieve nalatenschap heeft geërfd, want het nettoresultaat van NOVEX over het jaar 2022 komt uit op 21.000 euro. Hoe is dit resultaat ontstaan? De netto omzet is hoger; toerekenbaar onder andere aan een substantieel hogere omzet door het hybride aanbieden van het actualiteitencongres.

Het bestuur is in het algemeen kritisch op de kosten. In de begroting 2022 was rekening gehouden met locatiekosten voor de Nieuwjaarsbijeenkomst plus een betaalde docent, maar door COVID werd de Nieuwjaarsbijeenkomst via live stream georganiseerd en bovendien presenteerde de werkgroep actualisering protocol executeur het geactualiseerde protocol executeur.
De verdiepingscursus vereffening is wegens gebrek aan belangstelling niet doorgegaan. Per saldo is er een positief resultaat voor de cursussen behaald.

Verkoopkosten zien met name op marketingkosten. Deze zijn lager dan begroot: het bestuur is voorzichtig geweest met het adverteren, vanwege de onzekerheid door Corona.
De kantoorkosten zijn hoger: de studiepuntenregistratie wordt nog handmatig bijgehouden. Er is software aangeschaft om dit te professionaliseren, op dit moment wordt aan de implementatie gewerkt en we hopen dat op korte termijn te gebruiken. De kosten voor implementatie van deze software zijn in een keer ten laste van het resultaat gebracht. Het is een investering die op termijn ervoor moet zorgen dat de verenigingsmanager en het secretariaat minder tijd aan de puntenregistratie hoeven te besteden.

Algemene kosten: daarin zijn de kosten van de verenigingsmanager en het secretariaat SBB het hoogste. Dit is verklaarbaar, zij doen ook het meeste. In 2022 zijn door de verenigingsmanager voorbereidingen getroffen voor aanpassing lidmaatschapsstructuur, dit betekent extra tijd en energie en dus meer uren.

De financiële bijdrage aan intervisiegroepen is hoger geworden. Wij zien een toename van leden die deelnemen aan intervisie, dan is het logisch dat deze kosten stijgen.

In 2022 is de Algemene Vergadering fysiek georganiseerd, dus de kosten zijn hoger dan in 2021 toen het een online vergadering was vanwege Corona.
Voor de toelichting op de vennootschapsbelasting en btw-aftrekbeperking verwijst de penningmeester naar het jaarverslag.

Break even point
Het bestuur vindt dat de normale bedrijfslasten door de contributie moet kunnen worden gedekt. Gemiddeld bedragen de kosten ongeveer 175.000 euro, met contributie 425 euro heb je 410 leden nodig.

De voorzitter vraagt goedkeuring voor de jaarrekening. De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening 2022 goed.

b. Verzoek tot kwijting en decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid in het jaar 2022
De voorzitter neemt het woord en verzoekt de vergadering tot kwijting en decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.
De vergadering verleent het bestuur met applaus kwijting en decharge voor het gevoerde beleid in het jaar 2022.

 

  1. Aanpassing van het Klachtenreglement (bijlage 3)

Aanleiding voor de aanpassing van het Klachtenreglement is het aantal klachten dat toeneemt. Dat kan inherent zijn aan de groei van het aantal leden en de groei van de werkzaamheden van de executeur en levensexecuteur. De stijging heeft inzicht gegeven om op een aantal praktische punten het Klachtenreglement aan te passen.

Het bestuur wordt via de verenigingsmanager aangesproken dat men iets vindt van een lid van NOVEX, en dat levert nieuwe gedachten op.

Voor de klachtenfunctionaris is een profielschets opgesteld.

Toegelicht wordt waarover kan worden geklaagd. Niet alles waarover wordt geklaagd moet je bij de klachtencommissie terecht kunnen, men moet voor civiele zaken naar de kantonrechter worden verwezen. Om die reden is het woord “de wet” geschrapt.

Het bestuur heeft meegemaakt dat iemand wel een klacht heeft, maar niet formeel een klacht wil indienen. Om die reden wordt voorgesteld dat nu altijd eerst de klachtenfunctionaris wordt ingeschakeld, die kan adviseren wat te doen, bemiddelend kan optreden, zonder dat het tot een formele klacht komt.

Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de lopende klachten, zodat men door de hele kolom op de hoogte is.

Men moet duidelijk de klacht formuleren. Een wijziging wordt voorgesteld om dit te verduidelijken.

 

De voorzitter vraagt de Algemene Vergadering om de aanpassingen in het Klachtenreglement goed te keuren. De vergadering keurt de aanpassingen in het Klachtenreglement goed.

 

  1. Bestuurssamenstelling
    Aftredende bestuursleden per 18 april 2023
    Ingevolge de statutaire termijn treden mevrouw mr. Els Marie van Amersfoort en mevrouw mr. Denise Scheijde af.
    De voorzitter bedankt mevrouw Van Amersfoort en mevrouw Scheijde voor hun inzet en energie in de afgelopen jaren.
    Mevrouw Van Amersfoort neemt het woord en vertelt dat zij zich met veel plezier voor NOVEX heeft ingezet. Zij bedankt de bestuursleden voor de plezierige samenwerking.
    Mevrouw Scheijde vertelt dat zij het fijn vond om in het bestuur te zitten. Zij bedankt de (oud) bestuursleden voor de fijne samenwerking.

    Herbenoeming aftredend bestuurslid per 18 april 2023.
    Ingevolge de statutaire termijn treedt de heer mr. Eric de Jong af. De heer De Jong stelt zich beschikbaar voor nog een periode van één jaar.
    Het bestuur is verheugd om aan de Algemene Vergadering voor te stellen om de heer De Jong te herbenoemen in het bestuur van NOVEX voor een periode van één jaar.
    De heer de Jong verlaat even de zaal voor dit agendapunt.
    De heer Stout neemt het woord en vraagt of iemand het woord wil nemen over dit agendapunt. De vergadering vindt het een heel goed idee dat de heer De Jong wordt herbenoemd. De voorzitter wordt weer binnengevraagd en de algemene vergadering ontvangt de voorzitter met luid applaus, waarmee de herbenoeming is bekrachtigd.

    Benoeming bestuursleden
    Mevrouw mr. Laura van Kempen-Cremers is gevraagd en bereid gevonden toe te treden tot het bestuur, in de functie van algemeen bestuurslid. Mevrouw mr. Bernadette Kortmann CFP is gevraagd en bereid gevonden toe te treden tot het bestuur, in de functie van algemeen bestuurslid.
    Mevrouw Carina Stassen REP is gevraagd en bereid gevonden toe te treden tot het bestuur, in de functie van algemeen bestuurslid.

Het bestuur is verheugd om aan de Algemene Vergadering voor te stellen om mevrouw Van Kempen-Cremers, mevrouw Kortmann en mevrouw Stassen te benoemen als bestuurslid in het bestuur van NOVEX.
De voorzitter nodigt mevrouw Van Kempen-Cremers, mevrouw Kortmann en mevrouw Stassen uit om achter de bestuurstafel plaats te nemen. Hij geeft hun het woord om zichzelf voor te stellen.
Mevrouw van Kempen-Cremers is in 2005 in het notariaat begonnen. Zij werkt nu zelfstandig als adviseur en wikkelt nalatenschappen af. Zij vindt het leuk om zitting te nemen in het bestuur.
Mevrouw Kortmann is werkzaam als financieel planner. Zij werkt als zelfstandig ondernemer, financiële analyse en planning. Zij wordt vanuit vertrouwen door cliënten benaderd om als executeur op te treden. Het vak van executeur spreekt haar zeer aan. Zij hoopt de financieel planners te vertegenwoordigen en belangen te behartigen.
Carina Stassen: is sinds 2005 zelfstandig ondernemer executeur en levensexecuteur, sinds 2015 lid van NOVEX, sinds 2019 VELEX, het kleine zusje van NOVEX. Zij hoopt de doelgroepen executeur en levensexecuteur te kunnen vertegenwoordigen.
De algemene vergadering bevestigt de benoeming van de nieuwe bestuursleden met luid applaus.

 

  1. Verantwoording Beleidsplan 2020-2023 (opgenomen in bijlage 2)

In het beleidsplan 2020-2023 wordt geschreven over het borgen van kwaliteit. NOVEX is een organisatie voor executeurs, kwaliteitsbevordering is van groot belang. Het bestuur ziet een terugloop van gecertificeerde leden en een toename van het aantal leden. Daardoor moeten de uitgangspunten van de vereniging op een andere manier worden ingevuld. Het beleidsplan 2020-2023 loopt nu ten einde. De voorzitter stelt voor om vooruit te kijken. Veel belangrijker wordt het beleidsplan 2024 en daarna.

 

  1. Aanpassing lidmaatschapsstructuur

a.Voorstel van plannen voor de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur (met visie van de Raad van Advies) (bijlage 4)

De voorzitter trapt af met de vraag of hij aan iemand het woord kan geven naar aanleiding van de toegezonden notitie.
Mw. van den Clooster geeft aan benieuwd te zijn naar de plek van de levensexecuteur.

Mw. Rijskamp neemt het woord. Zij is lid van Register Belastingadviseurs. Daar speelt kwaliteit ook een rol. Ze ziet dat het moeilijk is om de kwaliteit van alle leden op niveau te houden. Daar vraagt zij aandacht voor. Zij is lid geworden van NOVEX om meer informatie over het vak van levensexecuteur binnen te halen, daar kennis over te verwerven, mensen te ontmoeten uit andere beroepsmatige achtergronden. Dat alle leden op hetzelfde denkniveau zitten, verwacht zij niet. Zij snapt dat je de kwaliteit wil borgen door PE-punten, maar niet als voorwaarde om lid te worden.

De voorzitter dankt deze leden voor hun vragen en geeft een toelichting op het voorstel. Van oorsprong is NOVEX opgezet als kwaliteitslabel. Je mag kwaliteit verwachten van NOVEX. Het wordt lastiger voor het bestuur de kwaliteit van de NOVEX-leden te waarborgen vanwege de beroepsmatige achtergrond en de ontwikkeling dat professionals vaker als adviseur optreden en niet als executeur. We zijn nu 20 jaar na de instelling van de executeur. NOVEX zal als vereniging kijken hoe men de kwaliteit van de leden kan (blijven) borgen.

Hoe komt het bestuur aan die gedachte? Als voorbeeld: er wordt bij NOVEX geklaagd en dan merkt de klager op: hoe kan dat nou want NOVEX staat voor kwaliteit? Ook hoort het bestuur soms negatieve geluiden over NOVEX: “je kunt lid worden als je een driedaagse cursus hebt gevolgd”.

In brede zin wordt van NOVEX kwaliteit van executeurs en levensexecuteurs verwacht. Het bestuur wil die verschillende uitvoerders onder de vlag van NOVEX houden.

NOVEX zal ergens een lat moeten leggen waar men overheen moet. NOVEX is voor executeurs, dan zal het lid daarin actief moeten zijn. We beseffen dat wat we hebben opgesteld, radicaal anders is dan zoals het nu is. Bij de start wilde men kwaliteit borgen met certificering. Dat heeft niet gebracht wat werd verwacht. In de laatste jaren zien de besturen van NOVEX en van SCE het aantal gecertificeerden heel snel teruglopen. De ideeën over een aanpassing van het lidmaatschapsstructuur zijn uitgewerkt in de bijlage die als bijlage 4 bij de vergaderstukken is opgenomen.

De heer Cremers neemt het woord. Hij is lid van Insolad. Daar is ook de discussie gevoerd over actieve curatoren en advocaten die in de insolventiepraktijk werken en speelt de discussie verschillende bloedgroepen. Dit leidt tot 2 kwesties: intern spelen tegengestelde belangen. Extern wordt waarde gehecht aan de expertise van advocaten die insolventierecht kennis hebben zonder dat zij tot curator worden benoemd. Bij Insolad is het opgelost door fellowship te creëren. Hoogleraren die hun expertise inzetten voor Insolad. Van groot belang, zij hebben gemerkt dat hun expertise kan worden ingezet bij onderhandeling bij het ministerie van justitie. De spreker doet het bestuur de suggestie om bij deze besturen te rade te gaan.

De voorzitter deelt dat het idee voor de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur geïnspireerd is door de structuur van EPN. Fellowship en kennis binnenhalen is een goede suggestie. Een fundamenteel verschil met clubs als EPN of Insolad is dat je notaris of advocaat moet zijn. Daar zit een natuurlijke ondergrens, daar ligt een drempel wil je van die vereniging lid kunnen worden. Daarom de gedachte opgekomen dat NOVEX de kwaliteit zelf moet borgen. Het aardige is dat je van elkaar kunt leren en dat de kwaliteitsontwikkeling in de vereniging kan plaatsvinden.
De voorzitter licht het voorstel aan de hand van bijlage 4 toe.

Om de kwaliteit van de leden van NOVEX te kunnen blijven borgen stelt het bestuur op hoofdlijnen de volgende aanpassing van de lidmaatschapsstructuur voor:

  1. NOVEX handhaaft haar doel om de vakbekwaamheid van executeurs in brede zin (executeurs, vereffenaars, levensexecuteurs) en een professionele taakuitoefening te bevorderen – zie hiervoor.
  2. De certificering van de leden in de huidige vorm verdwijnt, omdat het systeem van certificering niet heeft gebracht wat ervan werd verwacht.
  3. In plaats daarvan komt er voor alle leden een drempel om lid te kunnen worden en te blijven van NOVEX.
  4. Het bestuur stelt voor om over te stappen naar een structuur met aspirant-leden.
    Iedereen die de Leergang Executele en Vereffening van NOVEX heeft gevolgd, kan in de nieuwe structuur aspirant-lid worden van NOVEX.
  5. Een aspirant-lid moet binnen drie jaar (gewoon) lid kunnen worden van NOVEX. Voor de beoordeling daartoe, zal een gesprek plaatsvinden met het aspirant-lid – zoals nu bijvoorbeeld het geval is bij de certificering – aan de hand waarvan zal worden beoordeeld of men over voldoende kennis en ervaring beschikt om lid te kunnen worden van NOVEX.
  6. Zo kan NOVEX de kwaliteit van al haar leden waarborgen. Het voeren van het NOVEX‑logo door een lid staat op dat moment ook voor zijn kwaliteit.
  7. NOVEX zal zo ook in de toekomst haar doel kunnen blijven nastreven. NOVEX kan er dan voor staan dat een lid over bewezen kwaliteiten beschikt en dat het logo van NOVEX meerwaarde heeft voor degenen die het logo mogen voeren.
  8. Het bestuur verwacht dat het gevolg van de aanpassing zal zijn dat de kwaliteit van een NOVEX-executeur (in brede zin) zal toenemen, omdat het gemiddelde kwaliteitsniveau van de leden van NOVEX zal stijgen.

De voorzitter geeft mevrouw Van den Brink-Baggerman het woord om toe te lichten wat de Raad van Advies van het voorstel vindt. De Raad van Advies ondersteunt de grond van het voorstel.

Wat is de Raad van Advies?

In 2018 is de Raad van Advies opgericht met als doel de bestuursleden die bij de start van de vereniging aanwezig waren, vast te houden voor de vereniging. Daarna zijn er ook enkele andere oud-bestuursleden bij gekomen.

De Raad van Advies is er voor het bestuur; om advies aan te vragen en te raadplegen. Het bestuur en de Raad van Advies praten periodiek met elkaar over verenigingszaken.

Welk proces is gevolgd?

De Raad van Advies heeft eind november 2022 zelfstandig vergaderd over het onderwerp dat vandaag voor ligt. Afgelopen februari hebben de besturen van NOVEX en SCE en de Raad van Advies samen vergaderd. Ter voorbereiding op deze vergadering heeft de Raad van Advies een notitie van de besturen van NOVEX en SCE ontvangen.

De Raad van Advies ziet de ontwikkelingen die de vereniging doormaakt sinds de oprichting in 2008 en de uitdagingen die dat met zich brengt: voortschrijdend inzicht en ontwikkelingen in de tijd maken dat de Raad van Advies heeft besloten het bestuur te ondersteunen in de gekozen richting om met het hoog op de doelstellingen van NOVEX en het blijven waarborgen van de kwaliteit, de ledenstructuur aan te passen.

De voorzitter geeft de vergadering de gelegenheid te reageren.

De heer Weewer vraagt wat de positie van SCE wordt. De voorzitter antwoordt dat de functie van SCE blijft bestaan, het is niet ondenkbaar dat de stichting niet zal blijven. De functie van SCE van kwaliteitsborging kan worden behouden in de vorm van een commissie binnen NOVEX die de normen vaststelt en de toetsing uitvoert voor de overgang van aspirant naar gewoon lid. De heer Weewer constateert dat het voorstel inhoudt dat NOVEX de gecertificeerde executeur laat vervallen, het breder trekt en met ieder lid een gesprek aangaat om de kwaliteit te meten.

Wat doe je met de leden die niet altijd als executeur werkzaam zijn?

Het idee is dat iedereen die lid wil worden van NOVEX, bewezen een bepaald niveau of houding heeft zodat hij (levens)executeur kan zijn. De gecertificeerde leden zijn al een keer getoetst. Het gewone lid heeft nooit die certificering gedaan. Als de vereniging voor deze leden voor bewezen kwaliteit wil staan, zullen zij ook een keer die toetsing moeten doen.

NOVEX krijgt in het voorstel twee soorten leden: aspirant leden en gewone leden. Alle gewone leden hebben een gesprek gevoerd waarbij het gaat om toetsing van kennis en werkzaamheden als executeur of adviseur van de executeur of breder werkzaam zijn in het werkgebied van het erfrecht. Het is wel van belang dat de adviseur betrokken is bij de beslissingen die de executeur moet nemen. Dit kan ook zonder dat je executeur bent, je bent bijvoorbeeld aangewezen als boedelnotaris. Actief adviseur van de executeur kan ook.

En hoe wordt het zoeken op de website van NOVEX ingericht als de gecertificeerd executeur wegvalt? Het gaat erom dat de vereniging kan staan voor de gemiddelde kwaliteit van de leden.

De heer Weewer merkt op dat NOVEX hiermee dus afscheid neemt van de gecertificeerd executeur. De meerwaarde van het lidmaatschap van NOVEX was voor hem juist de mogelijkheid om gecertificeerd executeur te zijn. Wat wordt de meerwaarde voor hem nu om lid van NOVEX te blijven?

De voorzitter antwoordt dat de meerwaarde van het voorstel juist wordt dat je lid bent van NOVEX, omdat de kwaliteit van alle leden wordt geborgd.

Het voorstel van het bestuur schetst een diffuser beeld dan wat bij de oprichting van NOVEX en SCE de doelstelling is geweest. Bij de oprichting van SCE is ervoor gekozen om de kwaliteitsbewaking bij SCE onder te brengen. Bij NOVEX was het algemeen belang ondergebracht. In het voorgestelde plan worden deze twee functies geïntegreerd. De groep die wordt getoetst wordt verbreed en de toetsing zelf wordt breder.

De voorzitter antwoordt hierop dat de realiteit is dat de groep van gecertificeerde leden in de afgelopen jaren steeds kleiner is geworden, de belangstelling voor certificering neemt af.

De volgende vraag wordt gesteld: “Begrijp ik het goed dat het bestuur vindt dat de huidige vereisten voor het lidmaatschap als onvoldoende kwaliteit wordt gezien, omdat je na een driedaagse cursus al lid kunt worden?

De voorzitter antwoordt: Het bestuur vindt niet dat het niveau onvoldoende is, het bestuur ontvangt dit geluid uit het veld.

Mevrouw Jogems stelt de volgende vraag. Als de beroepsmatige achtergrond van NOVEX-leden breder wordt, komen meerdere doelgroepen. Met de aanwezigheid van meerdere doelgroepen, kunnen zich tegengestelde belangen voordoen. Dit kan worden opgelost door de doelgroepen te onderkennen en samen te brengen. NOVEX heeft meerdere doelen die volgens de spreekster naast elkaar mogen bestaan.

Weet het bestuur waarom mensen lid worden van NOVEX?

De voorzitter antwoordt: In 2021 is een ledenonderzoek geweest waarom men lid van NOVEX wordt en wat de meerwaarde van een gecertificeerd lidmaatschap is.

Wanneer ben je aspirant lid en wanneer ben je gewoon lid?

Na deelname aan de leergang kan men aspirant lid van NOVEX worden. Binnen drie jaren wordt van je verwacht een toetsingsgesprek te voeren. De normering voor dit gesprek wordt uitgewerkt, het niveau ligt hoger dan het huidige toetsingsniveau dat bij de beoordeling van de uitwerkingen van de casuspositie bij de leergang Executele en Vereffening het geval is. Je kunt gewoon lid worden wanneer je laat zien dat je inhoudelijk bekend bent met het vakgebied van de executeur. Dit betekent dat ook de adviseur van de executeur lid kan worden.

De heer Cremers neemt het woord. Hij herkent de noodzaak van het voorstel maar hikt aan tegen de normering. Degene die gaat normeren, kan de bal terugverwachten.

Het lijkt hem een enorme opgave dat het bestuur moet meten of iemand geschikt is. Het is waardevol om de grote diversiteit aan beroepsmatige achtergrond te hebben.

Hij neigt ernaar dat NOVEX via de website of audit-gesprekken de vraag aan de betrokken persoon stelt wat deze toevoegt aan NOVEX en hoe deze denkt zich in normerende zin te onderscheiden.

Als NOVEX de expertise van haar leden inzichtelijk kan maken, dan kan NOVEX het voor de burger beter mogelijk kunnen maken wat zij nodig hebben.

De voorzitter reageert dat het inzichtelijk maken van de expertise van de leden een verantwoordelijkheid is van de leden om dit in eerste instantie op de eigen website duidelijk te maken.

Mevrouw Slegt-Moens vraagt aandacht voor een te introduceren kwaliteitsdrempel. Daar moet je serieus mee omgaan.

Zij verhaalt dat zij jaren gecertificeerd lid is geweest, maar om haar moverende redenen niet meer voor certificering heeft gekozen. Zij hecht niet zoveel waarde aan de huidige certificering via SCE. Wel vindt zij het belangrijk dat de kwaliteit van de NOVEX-leden omhooggaat. Dit zou NOVEX bijvoorbeeld kunnen doen door een verklaring omtrent gedrag te vragen, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplichten en dit controleren; nagaan waarom iemand lid wordt en de beroepsmatige achtergrond van een lid weten.

De een wordt lid van NOVEX om zich bij een netwerkclub aan te sluiten, een ander verwacht werk eruit te halen, een derde zoekt verdieping. Professionals met verschillende beroepsmatige achtergronden zijn aangesloten bij NOVEX en daarmee wil je als vereniging rekening houden. Ieder lid komt zowel halen als brengen en dat mag de vereniging ook verwachten van haar leden.

Mevrouw Westra vertelt dat zij een van de leden is die altijd alleen maar zijdelings betrokken is geweest bij de afwikkeling van nalatenschappen, omdat zij voor een goed doel werkte. Wat betekent het voorstel voor de huidige leden?

De voorzitter antwoordt dat het zo is dat een huidig lid ook een gesprek moet voeren. Uiteindelijk als een huidig lid de drempel niet haalt, kan deze geen lid blijven.

Mevrouw Wijnhoven merkt op dat NOVEX van haar professionele leden mag verwachten dat deze aan een bepaalde kwaliteitseis voldoen.

Mevrouw Van den Clooster vraagt aandacht voor de inhoud van de opleiding die als vereiste geldt om lid te kunnen worden. Een levensexecuteur heeft in haar optiek namelijk niets aan deelname aan de leergang Executele en Vereffening wanneer deze niet als executeur werkt.

De voorzitter merkt op dat het bestuur hiervoor aandacht heeft. Gelet op het feit dat NOVEX een vereniging is voor executeurs en levensexecuteurs, meent het bestuur dat de executeur iets zou moeten weten van levensexecutele en dat de levensexecuteur iets zou weten van executele. Dit onderdeel wil het bestuur meenemen.

De heer Iseger doet de volgende suggestie: zou het een idee zijn om de leden die het gesprek hebben gevoerd om aan te tonen dat zij executeurswerkzaamheden verrichten, alleen als NOVEX-lid te vermelden in de zoekmachine op de website? Dan kunnen reguliere leden als gewone leden geregistreerd blijven en borgt NOVEX de kwaliteit van de leden die in de zoekmachine op de website staan vermeld.

De voorzitter antwoordt dat zo concreet daar niet over is nagedacht. De geïnteresseerde kan wel lid blijven van NOVEX, maar de professional kan alleen als gewoon NOVEX lid naar buiten treden en het logo gebruiken. NOVEX is een vereniging voor professionele executeurs. Dat verhoudt zich wat minder met de vereniging voor hen die geïnteresseerd zijn in executele.

Mevrouw Van Delden-Komdeur vraagt of NOVEX het gat aan kennis gaat opvullen en kenniscursussen gaat aanbieden aan de leden?

De voorzitter antwoordt dat NOVEX aspirant-leden informatie zal verstrekken om over de drempel te komen. NOVEX is geen cursusorganisatie, maar NOVEX kan wel aangeven over welke kennis een aspirant-lid moet beschikken om zich voor te bereiden voor het gesprek. Let op: de cliënt moet een bepaald niveau van een NOVEX lid kunnen verwachten.

Mevrouw Van Muijden, werkzaam voor een goed doel, neemt het woord. Zij werkt niet als executeur, maar voert wel adviserende gesprekken met cliënten. Kan zij lid blijven in de nieuwe structuur?

De voorzitter antwoordt dat het juist de bedoeling is dat iemand zoals mevrouw Van Muijden lid kan blijven, omdat zij voldoende feeling heeft met het vak.

Mevrouw Akerboom, gecertificeerd NOVEX-lid, merkt op dat het toetsingsgesprek bij de certificeringscommissie van SCE reuze meeviel, dus men hoeft zich niet veel zorgen te maken. Zij vraagt het bestuur of het bestuur kan nadenken over een systeem van een vraagbaak voor aspirant-leden? Misschien kan dat de onrust wegnemen.

De heer Van der Plas stelt de vraag of het bestuur denkt dat introductie van de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur zal betekenen dat NOVEX van leden afscheid moet nemen. Hij merkt op dat SCE onlangs de voorwaarden voor de werkervaring heeft versoepeld, zodat men ook kan worden gecertificeerd als men als adviseur van de executeur werkzaam is. Kan NOVEX niet meer aandacht hieraan geven, zodat de huidige leden zich toch laten certificeren?

De verruimde toelatingsvoorwaarden staan op de website en zijn onlangs in de nieuwsbrief van NOVEX opgenomen. Er is al een aantal jaren een daling van de gecertificeerde leden zichtbaar, NOVEX-SCE vermoeden dat zij deze trend niet kunnen keren.

De heer Van der Plas spreekt de vrees uit dat NOVEX leden zal verliezen. Het gaat ook om de bovenlaag. NOVEX moet zich ook op een hoog niveau handhaven.

De voorzitter reageert dat het niet de bedoeling is om iedereen naar het niveau van gecertificeerde leden te trekken. Het bestuur wil wel af van een onderverdeling in onderlaag, middenlaag en toplaag. De voorzitter stelt nog dat de heer Van der Plas het afscheid van leden koppelt aan het afscheid van twaalf leden per 1 januari 2023, maar deze leden voldeden niet aan in het Ledenreglement opgenomen verplichting van permanente educatie. Dat is een andere kwestie.

De voorzitter komt tot een afronding. De voorzitter dankt de leden voor de feedback op het voorstel. De voorzitter constateert lichte onrust bij het gesprek als toelatingseis. Waar het om gaat is dat het niveau van de uitwerkingen van de casuspositie bij deelname aan de leergang over het algemeen te laag is, en dat de docenten dit al een paar jaar signaleren.

Het doel van het voorstel is niet certificering. Het doel is om het gemiddelde niveau van alle NOVEX-leden omhoog te krijgen om de verwachting van marktpartijen waar te maken. Het kan zo zijn dat door de introductie van de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur minder NOVEX-leden overblijven. Dat is echter niet het doel van het bestuur. Het kan ook zijn dat het aantal leden niet verandert, en dat we met zijn allen staan voor een betere kwaliteit van NOVEX. Het bestuur beseft dat mensen kunnen beslissen dat zij zich niet thuis voelen in de nieuwe setting. Het is niet de bedoeling dat een lid elke drie jaar een nieuwe toets moet afleggen, maar wel dat een lid aan een bepaalde norm moet voldoen. Bijvoorbeeld aan de hand van een periodieke verklaring van mensen zelf dat zij aan bepaalde eisen voldoen zoals NOVEX ook al een verplichting voor permanente educatie kent.

Het bestuur stelt een richting voor om met de vereniging naartoe te gaan. Vandaag vraagt het bestuur aan de Algemene Vergadering groen licht om voort te gaan in de voorgestelde richting voor de aanpassing van de lidmaatschapsstructuur.

Via handopsteking vraagt de voorzitter toestemming.

Een grote meerderheid stemt ervoor dat het bestuur in deze richting verder gaat.

De voorzitter dankt de Algemene Vergadering voor het vertrouwen.

 

b. Goedkeuring begroting 2023 (opgenomen in bijlage 2)

Het bestuur van NOVEX begroot behoudend. NOVEX zal de cursusprijzen vanaf 2023 jaarlijks indexeren.

Post licentiekosten: die zijn gestegen door de software voor het verwerken van studiepunten aan te schaffen.

De kosten voor het verenigingsmanagement zijn duurder geworden. Dit is onder andere verklaarbaar door de afspraak die is gemaakt hoe NOVEX omgaat met de kosten van NOVEX en SCE. NOVEX draagt de kosten die op de scheidslijn tussen NOVEX en SCE bevinden en NOVEX als vereniging dienen. Daarnaast moest de verenigingsmanager in 2022 meer tijd besteden aan werkzaamheden voor de vereniging in verband met voorbereidingen voor de aanpassingen van de lidmaatschapsstructuur. Voorzien is dat dit in 2023 ook het geval zal zijn.

Commissiekosten: het bestuur voorziet meer geld nodig te hebben voor de klachtencommissie: meer klachten, meer tijd, meer geld.

De niet aftrekbare btw is ook wat hoger ingeschat.

De post regiobijeenkomsten: intervisie is succesvol, dat kost meer geld.

Het bestuur voorziet voor het jaar 2023 een verlies van 6.301 euro.

Het bestuur begroot voorzichtig, het ziet dat de kosten stijgen, ook om de voorgenomen transitie die hiervoor zijn besproken. Een dergelijke transitie brengt kosten met zich. Het is meer een investering in de toekomst.

De voorzitter vraagt aan de Algemene Vergadering of deze de begroting goedkeurt. De Algemene Vergadering keurt de begroting voor het jaar 2023 goed.

 

  1. Voorstel tot indexatie van contributie met ingang van 1 januari 2024 met 5,8% naar een bedrag van € 450

NOVEX wordt geconfronteerd met stijgende kosten. Het is goed om te beseffen dat in 2019 de contributie is verlaagd van 450 euro naar 425 euro. Het voorstel is nu om de contributie met 25 euro te verhogen met ingang van 1 januari 2024.

De vraag wordt gesteld of het bestuur beleid heeft voor het weerstandsvermogen.

Het antwoord is dat het bestuur geen weerstandsvermogen heeft gedefinieerd. Het bestuur streeft ernaar de lopende kosten uit de contributie te betalen.

ACTIE verenigingsmanager: beleid over weerstandsvermogen agenderen voor de eerstvolgende bestuursvergadering NOVEX.

De vergadering keurt de contributieverhoging goed.

 

  1. Raad van Advies

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

 

  1. Lustrum NOVEX 2023; 15-jarig bestaan

Het bestuur is in voorbereiding van de viering van het lustrum. Naar aanleiding van de ervaring uit 2018 is het idee ontstaan om op de Nieuwjaarsbijeenkomst op 19 januari 2024 het lustrum te vieren waarbij de gedachte is dat de bijeenkomst wordt aangekleed met een optreden van de heer Schols als founding father van NOVEX.

Verdere vieringen zijn niet gepland. We verwachten veel van jullie mensen daar weer terug te zien.

 

  1. Rondvraag en sluiting

Mw. Rijskamp stelt een vraag over het logo van NOVEX. Leden mogen alleen het NOVEX-logo met streep gebruiken. Zij merkt op dat NOVEX niet zo bekend is bij de particulieren, dus dan moeten mensen googelen waar het logo voor staat. De voorzitter merkt op dat de logo kwestie sowieso wordt opgelost met de nieuwe plannen.

 

De volgende Algemene Vergadering zal worden gehouden op donderdag 18 april 2024.

 

Aanwezigen volgens presentatielijst:

 

Mevrouw mr. R.J.M. Akerboom
Mevrouw B. Anema
De heer R. Beek, MB, RB
De heer mr. J.W.H. Bentum
De heer mr. K.G.J. Boddaert
Mevrouw S.R. van Bodegom-Obbes
Mevrouw S. Bonnema
Mevrouw mr. I.M. Boonstra
De heer mr. A. Bosscher
Mevrouw mr. E. van den Brink-Baggerman
De heer J. Brouwer
Mevrouw P. Bruggeling
De heer mr. H. Bukkems
Mevrouw H.A.A.M.C.J. van Casteren-Schepers
Mevrouw mr. A.R.R.M. van den Clooster
De heer mr. D.P.W.H. Cremers
Mevrouw drs. I.A. van Delden-Komdeur
Mevrouw mr. M.H.F. Delprat
De heer mr. D.W. Doude van Troostwijk
Mevrouw mr. C.E.M. Eijs
Mevrouw A.G. van Essen
Mevrouw F. Galema
De heer mr. F.R. van der Geest
De heer M. van Gelder
Mevrouw S.T.M. Gies Broesterhuizen
De heer mr. B.A.P. Gonsalves
De heer H. de Graaf
Mevrouw E. Greeve
De heer T. Habraken
Mevrouw A.M. Hagen-Prins
Mevrouw drs. C.H.M. van der Heijden
De heer H. Heimgartner
De heer mr. M.F.G. Hoedeman
De heer drs. ing. J. van het Hof, MFP
De heer J. Hoogeveen
De heer mr. S.M. Iseger
Mevrouw A.J.M. Jansen
De heer D.R. Jansen
Mevrouw mr. S. Jansen-Verbakel
Mevrouw M.A.E. Janssen
De heer mr. TH.D.M. Janus, M
Mevrouw A.M. Jogems
De heer mr. E.A. de Jong
Mevrouw mr. L.E. van Kempen-Cremers
Mevrouw I. Klaver-Gravenmaker
Mevrouw mr. L. de Kleuver
De heer W. Knol
Mevrouw mr. P.G. Knoppers
Mevrouw P. Kortlever-Rijm
Mevrouw mr. B. Kortmann, CFP
Mevrouw W.H. Kramer-Janssen
Mevrouw M. Krop
Mevrouw I. de Kruif – Veldhuizen
De heer P.W.T. Landman
Mevrouw J.G.W. Lanphen
Mevrouw A.M.M. Lap-Majoor
Mevrouw mr. M.F.H. Loudon
Mevrouw mr. H. Lunenborg
Mevrouw A. Lusseveld
Mevrouw L. Marijnen
De heer H.P. van der Meer
Mevrouw M. Milenkovic, REP
Mevrouw C.S. Moeijes
Mevrouw J. van Muijden
NOVEX
De heer R.J. Nieuwland
Mevrouw L.H.A. Noorland
De heer G.H. Offringa
De heer ing. W.G.T. van Onna
Mevrouw M.E.M.J. Oomen-van Meijl
Mevrouw mr. J.M.A. Pas
De heer mr. R.A. Perlot
De heer mr. C. van der Plas
De heer C.A. Prins
Mevrouw I.A. Ramselaar
Mevrouw J. Reinsma
Mevrouw mr. B.J. Rijskamp, RB
Mevrouw F.H. Roels, LLB
Mevrouw R.E.H.M. de Rooij-Scheijven, LLB
Mevrouw C.E.M. Rutte
De heer C.W.A.A. Röell
Mevrouw mr. D. Scheijde
De heer mr. L.J. van Scherrenburg, RB, FFP, REP
De heer mr. M.J.P. Schipper
De heer mr. N.P. Sevenster
Mevrouw mr. H.G.N. Slegt-Moens
De heer mr. B.M.A. van Sprundel
Mevrouw C.H. Stassen, REP
De heer mr. M.C. Stout
Mevrouw A.C.J. Straatman, FFP, CFP
De heer mr. A. Stuijt
Mevrouw Y. Swaak
Mevrouw mr. S.J.C. Theuns
Mevrouw F.H. Tjeenk Willink
De heer B. Tomassen
Mevrouw M. Treep
De heer W.P. Valk
Mevrouw drs. L. Veldhoen-Jansen, MFP
Mevrouw mr. W. Vernède-van den Brandt
De heer J.H. Veugelers
Mevrouw mr. J.Y.N. Vonhof-Lips
Mevrouw mr. D.C.M. Vonk
Mevrouw mr. H.C. Vooys, MMO
De heer A.F.P. van Waas, RB
Mevrouw G. Wanner – Blonk
De heer mr. D. Weewer
Mevrouw mr. V.O.M. van der Weijden
Mevrouw mr. M. Westra
De heer H.W.J. van der Wielen
Mevrouw M.T.G. Wijnhoven, FFP
Mevrouw mr. M.M.J.M. Wijnhoven
Mevrouw mr. V.G.M.M. de Zanger-Smit
De heer J.L.H. Zwerver, RB